How to deal with – jullie gastenlijst
De gastenlijst.
Als er één ding bij het organiseren van een bruiloft is waar gegarandeerd ieder bruidspaar stress van krijgt is het wel de gastenlijst. Want wie nodig je nou wel en vooral niet uit? En hoe bepaal je de schifting zonder zo min mogelijk mensen, inclusief jullie zelf, teleur te stellen? En nog belangrijker: hoe zorg je ervoor dat je al die gasten wel kunt en wilt betalen?
De gastenlijst is een van de eerste dingen waar je mee begint bij het plannen van jullie bruiloft. Wanneer jullie een grote familie of vriendengroep hebben en die zeker allemaal uit willen nodigen, dan kan je je voorstellen dat je daar ook je wensen voor de locatie op aan moet passen. Alle locaties hebben een maximale capaciteit van bijvoorbeeld de ceremoniezaal, de ruimte voor het diner of voor het feest. Er kan vaak nog wel ergens een beetje geschoven worden, maar vol is vol. En dat heeft dus invloed op jouw maximale aantal gasten voor de verschillende onderdelen van de dag. Zodra jullie een ruw aantal gasten weten kunnen jullie dus veel gerichter op zoek gaan naar de perfecte trouwlocatie zonder dat jullie verliefd worden op een plek maar er vervolgens niet terecht kunnen omdat de groep veel te groot (of misschien wel te klein!) is. Niet alleen jullie zelf moeten dus een perfect match zijn om te trouwen, maar jullie trouwlocatie en gastenaantal ook!
Wat dus ook kan is dat het aantal gasten te klein is voor de locatie. Stel dat jullie het intiem willen houden maar wel voor een grote fabriekshal voor het feest willen gaan. Dat werkt simpelweg niet. De ruimte is dan veel te groot(s) waardoor je de gasten niet bij elkaar houdt en de sfeer er wat lastiger in krijgt. Houdt ook hier dus rekening mee bij de zoektocht naar jullie plek. Een grove berekening welke veel locaties en wij dus ook aanhouden is bij het feest: 1 M2 per gast. Dan heb je genoeg ruimte om te dansen en te bewegen maar krijg je niet zo’n kriek-kriek (tsjirpende krekels -red.) sfeertje wat je natuurlijk niet moet hebben tijdens een feest.
En dan terug naar de gastenlijst. Hoe stel je die samen?! Lang was mijn advies voor de daggasten: kijk naar wie je ook op je verjaardag uitnodigt, of wie je het afgelopen jaar vaak hebt gezien of gesproken. Dan heb je over het algemeen een fijne club mensen om je heen met wie je in het dagelijks leven ook veel deelt. Bij het ene bruidspaar krijg je dan een groep van 20 personen, bij het andere bruidspaar 60 of 70. Allebei prima! Weet wel, hoe meer gasten je uitnodigt gedurende de dag, hoe drukker jullie als bruidspaar het krijgen. Denk maar aan je verjaardag waarbij je zelf alleen maar rondloopt en korte gesprekjes met je gasten hebt en aan het einde van de avond als iedereen weg is denkt: ‘wie heb ik nou eigenlijk goed gesproken?’. Wanneer jullie een grotere groep daggasten hebben adviseren wij dan ook altijd om de tijd voor de borrel iets langer te doen, zodat je zeker de gelegenheid hebt om even met iedereen te kletsen.
Maar ja, sommige vrienden of familie zie je niet vaak omdat jullie beiden druk zijn, ver weg van elkaar wonen of een andere reden. Wil je ze dan toch de hele dag bij jullie hebben? De vraag die je je dan moet stellen en die echt heel erg goed werkt kwam voor mij uit een Netflix aflevering van Marie Kondo. Ik zat hem te kijken, driftig mee te denken hoe ik mijn kledingkast weer netjes moest maken en begon daar vervolgens mee. Toen ik bij elk hemdje, shirtje en broek aan het denken was ‘Does it give me a spark?’, realiseerde ik me dat je ook zo naar je gastenlijst moet kijken: Geeft deze gast jullie een spark? Zo ja, uitnodigen die hap, zo nee, dan moet er niets! Je zult hoe dan ook mensen teleurstellen maar het belangrijkste is dat jullie er zelf blij mee zijn. Jullie gaan zelf immers nog heel veel jaar aan jullie eigen bruiloft terugdenken en hopelijk vaak naar de foto’s kijken. Als daar allemaal mensen op staan die jullie blij maken, dan kan dat echt niet meer stuk!
En wat die kosten betreft:
Gemiddeld kost een daggasten zo’n €90 tot €110 tot aan het feest. Tel daar nog +/- €45 voor het feest bij op en dan zit je al snel aan de €140 per daggast. Dit zijn de kosten voor het ontvangst, de borrel en het diner inclusief wijn.
Voor de avondgasten kan je rekenen op gemiddeld €45 per gast zolang je geen G&T bar of onbeperkt buitenlands gedistilleerde drankjes hebt. Wanneer dat wel het geval is, reserveer daar dan zeker een apart potje met geld voor!
REAL WEDDING | LIEKE & MARTIJN
Afgelopen mei trouwde er een heel leuk en spontaan bruidspaar: Lieke en Martijn. Zo spontaan dat de bruidegom mij een keer belde: ‘Joe! Ik ben voor mijn werk in Ede, zal ik even langskomen voor een kop koffie?’. Zo lief en gezellig dat hij daar aan dacht!
Lieke en Martijn hadden hun dag zelf gepland met veel verschillende onderdelen, nog veel meer gasten (zo’n 300 in de kerk!) en drie verschillende locaties. Superdruk zou je zeggen maar niets was minder waar. Het was een enorm relaxte dag met een heerlijk bruidspaar, leuke gasten en een feestlocatie om van te dromen. Lieke was hier als klein meisje heel vaak geweest en haar droom om daar te trouwen werd dus echt werkelijkheid. Doordat veel gasten ‘s avonds bleven eten hadden Lieke en Martijn voor een ultiem bruiloftsdiner gekozen. Hamburgers. Echt mega lekker! De medewerkers van Mobile Street Food zorgen ervoor dat iedereen zelf heerlijke hamburgers kon beleggen zodat iedereen een goede bodem kon leggen voor een geweldig feest ‘s avonds. Na een heerlijk stuk taart (oh my, hij was echt goed!), een emotionele vader-dochter dans en een geweldige openingsdans barstte het feest dan ook echt los.
Naderhand hebben we ook nog heel lieve woorden en toffe foto’s (inclusief Ingeborg in actie a.k.a. verlekkerd naar een stuk taart kijkend) van het bruidspaar ontvangen:
Gelijk toen we ons verloofden wisten we dat we een professionele ceremoniemeester wilden, omdat iedereen net zo moest kunnen genieten als wij.
Na het eerste supergezellige gesprek waarvoor we van Rotterdam naar Ede zijn gekomen wisten we: we hoeven niet verder te zoeken, onze ceremoniemeester hebben we gevonden! De verdere voorbereiding liep heel soepel en Ingeborg weet gewoon echt wat ze doet! Aan alles was gedacht bij ons laatste gesprek en op de dag zelf hebben we alles los kunnen laten en onze gasten ook! Ingeborg en collega Tessa hadden het allemaal onder controle. We zijn enorm blij dat we bij Ohlala Weddings terecht zijn gekomen en hebben ook echt plezier gehad aan de gesprekken in de voorbereiding! Heel erg bedankt voor alles lieve meiden!!
© Beyond Light Fotografie
© Beyond Light Fotografie
© Beyond Light Fotografie
© Beyond Light Fotografie
Foto’s: Beyond Light Fotografie
Feestlocatie: Landgoed Land van Belofte
Diner: Mobile Street Food
Jurk: Weddingstyles
Pak: Roka
Bloemwerk: Opfleuren
REAL WEDDING | C&T
Foodtrucks, prikkabels, een prachtige schuur, een knalgeel VW busje waar een DJ uit tevoorschijn kwam… De heerlijke bruiloft van C&T had het allemaal!
Dit bruidspaar kwam in eerste instantie bij Ohlala Weddings voor een Wedding Blueprint en schakelde mij aan de hand daarvan in als hun weddingplanner. De plannen waren om een toffe bruiloft in de (te mooie) achtertuin van het ouderlijk huis van de bruid maar door een change of plans ging dat uiteindelijk niet door en heb ik heel snel een supertoffe locatie voor ze gezocht (ja, ook daar heb je een weddingplanner voor!) welke aan al hun wensen voldeed. Het bruidspaar vond het leuk om veel leveranciers zelf te regelen dus we hadden regelmatig contact over de foodtrucks, de DJ en de cateraar. Ook toen de cateraar zich een maandje voor de bruiloft terug trok heb ik een goede (en lekkere) vervanger kunnen vinden om alle gasten toch genoeg te laten eten.
Een dag voor de bruiloft was ik al aanwezig om samen met het bruidspaar en hun vrienden, welke het hele weekend op de locatie overnachtten, alles aan te kleden. Toen de strechtent op het plein stond, de lichtjes overal opgehangen waren en zelfs het VW busje al klaar stond begon het echt te kriebelen: hier gaat morgen getrouwd worden!
Op 16 september hadden we gelukkig lekker weer, iedereen zag er prachtig uit en was het echt een heerlijke dag! Doordat de locatie zo veel mogelijkheden bood was elk onderdeel van de dag op een ander plekje waardoor de gasten elke keer weer wat moois zagen. En voor mij was het ook echt een feestje om te werken, en niet alleen maar door de heerlijke taartjes, de knetterleuke videograaf of de versgebakken pizza!
Lieve C&T, dankjulliewel voor het gezellige jaar vol met voorbereiding samen, de fantastische dag welke ik samen met jullie en jullie gasten mocht meemaken en ik wens jullie MEGA veel liefde en plezier voor jullie toekomst! xxx
Kijk snel de wedding clip en de foto’s van deze dag en vind daaronder een overzichtje van alle leveranciers!
Weddingfilm // Carmen&Thomas from BLOND&BLAUW films on Vimeo.
© Bernard de Fotograaf
© Bernard de Fotograaf
© Bernard de Fotograaf
© Bernard de Fotograaf
Weddingplanning & styling: Ohlala Weddings
Locatie: De Eek, Steenderen
Videograaf: BLOND & BLAUW
Fotograaf: Bernard de Fotograaf
Haar & Make-up: Fleur Pieterse Beauty Care
Foodtrucks: Izzy voor jou, Of je Spaanse worst lust, Old Scuola, Cantina Carvina,
Bruidsboeket: De Blommerie
Fotohuisje: Reloved, Koffie Fairmobiel
Strechtent: Tentaround
DJ: VW Busje
Trouwjurk: Olvi’s
De bruidsfotograaf
‘Welke fotograaf hebben jullie?’ ‘Ja, een vriendin van ons vindt het leuk om te doen, dus zij gaat de foto’s van onze bruiloft maken.’ Brrrrr…
Een grote kostenpost op een bruiloft is vaak de fotograaf. Veel bruidsparen schrikken als ze de prijs van een professionele fotograaf horen en schakelen dan een vriend of vriendin in welke voor zijn of haar hobby mooie foto’s maakt. Alhoewel het natuurlijk superleuk is om iemand zo bij je bruiloft te betrekken is het toch ook wel een heel grote gok en we adviseren dan ook eigenlijk altijd om een prof in te huren.
Waarom?
// We hebben meegemaakt dat een ingeschakelde vriendin ‘s morgens naar ons toe kwam met de vraag of we toevallig batterijen bij ons hadden want die in haar camera waren leeg. Gelukkig hadden we ze mee en konden we haar helpen maar we wilken niet weten hoe het anders was geweest!
// Uuuuren samen met de bruid de styling doordenken, de leukste details uitwerken en de dag er vervolgens echt jaw-dropping mooi uit laten zien. Als bruid zelf maak je er niet veel van mee want je zit in de trouw-roes dus al die details komen later wel als je de foto’s er van terug kijkt. Maar ja, dan moet je wel een fotograaf hebben gehad welke daadwerkelijk op de details heeft gelet en daar ook foto’s van heeft gemaakt. En dat wordt door een amateur fotograaf helaas erg vaak vergeten.
// En niet alleen de details in de styling, maar ook in de omgeving.Heel leuk om groepsfoto’s te hebben, jammer alleen dat op elke foto’s de rij kliko’s aan de straat goed te zien is. Of dat alle voeten elke keer niet op de foto staan.
// De foto’s zijn niet scherp. Net die ene foto waar je op hoopte, onscherp. En dan hangt er ook nog een brandblusser op de achtergrond. Dat is balen.
// Iedereen wordt wel eens plotseling ziek. Hoe vervelend zou het zijn als jullie vriendin ‘s morgens met een enorme buikgriep wakker wordt en echt niet op de dag aanwezig kan zijn? Professionals hebben altijd een back up klaar staan in dit soort gevallen!
// Een goede bruidsfotograaf kan jullie helpen met een prettige en natuurlijke houding op de foto’s. Veel bruidsparen kijken vinden zo’n bridal shoot toch een beetje spannend maar door een paar kleine aanwijzingen worden jullie foto’s heel natuurlijk en niet over-geposeerd.
De foto’s van jullie bruiloft zijn foto’s waar je de rest van je leven met heel veel plezier en liefde naar blijft kijken en je kan je bruiloft echt niet over doen. Ook vliegt de dag voorbij en leven jullie op die dag echt in een roes waardoor jullie een hele hoop niet mee krijgen. Dus een van mijn belangrijkste tips: Bespaar NIET op de bruidsfotograaf! Natuurlijk zijn er uitzonderingen en zijn er heus wel vriendinnen welke gelukkig wel heel mooie foto’s kunnen maken, maar denk er wel even heel erg goed over na…